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この記事をダウンロード組織内連絡先を登録する ※初期設定
ユーザーの詳細情報を、rakumo コンタクトの組織内連絡先に登録します。
ユーザーの詳細情報は、CSV ファイルで登録します。
rakumo コンタクトに表示されるユーザー詳細情報は下記の通りです。下記以外の情報も表示できます。下記以外の情報を表示するためには、連絡先にカスタム項目を設定する をご参照ください。
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「Family Name」 (姓) ※1
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「Given Name」 (名) ※1
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「Family Name Yomi」 (姓の読みがな)
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「Given Name Yomi」 (名の読みがな)
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「Company」 (会社名) ※2
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「Company Yomi」 (会社名読みがな)
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「Department Email」 (所属部署のメールアドレス) ※1
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「Department」 (所属部署名) ※1
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「Job Title」 (役職)
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「Birthday」 (誕生日)
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「Business Address」 (会社住所)
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「Business Phone」 (会社電話番号)
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「Business Phone Extension」 (会社電話の内線番号)
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「Business Fax」 (会社FAX番号)
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「Mobile Phone」 (携帯電話番号)
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「E-mail Address」 (連絡先メールアドレス1) ※1
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「E-mail 2 Address」 (連絡先メールアドレス2)
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「E-mail 3 Address」 (連絡先メールアドレス3)
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「Employee Number」 (社員番号)
※1 これらは Microsoft 365 同期を実行後に、Microsoft 365 から情報が取得されます。
※2 rakumo for Microsoft 365 管理画面 > 組織名の設定 で設定した情報が取得されます。
＜事前準備＞
CSV ファイルの操作を行う前に、CSV ファイルに出力したいユーザーが出力の条件を満たしているかどうかを確認します。問題ないことが確認できたら、Microsoft 365 同期を実行します。
【CSV ファイルに出力したいユーザーが出力の条件を満たしているかどうかの確認】
CSV ファイルへ出力されるユーザーは、以下の 2 点をともに満たすユーザーのみです。
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ユーザーの表示状態が[表示中]となっている
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グループに所属しており、その所属グループの表示状態が[表示中]となっている
表示状態が[非表示]となっているユーザーや、グループに所属していないユーザー、所属グループが非表示になっているユーザーは、CSV ファイルに出力されません。
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ユーザーのグループ所属状況を確認する
rakumo for Microsoft 365 管理画面 > ユーザー管理 > 表示設定
各ユーザーの詳細画面を開いて確認することができます。
https://rakumo365.avepointonlineservices.com/#/admin/userdisplay
もしユーザーがグループに所属していない場合は、Microsoft 365 管理センターでメールが有効なセキュリティグループを作成し、ユーザーを追加してください。
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ユーザーの表示設定を確認する
rakumo for Microsoft 365 管理画面 > ユーザー管理 > 表示設定
https://rakumo365.avepointonlineservices.com/#/admin/userdisplay
rakumo for Microsoft 365 を利用するユーザーが全て 表示中 に設定されていることを確認してください。
もし、rakumo for Microsoft 365 を利用するユーザーの設定状況が 非表示 になっている場合は、[切り替え]をクリックして 表示中 に設定を変更してください。
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グループの表示設定を確認する
rakumo for Microsoft 365 管理画面 > グループ管理
https://rakumo365.avepointonlineservices.com/#/admin/group
rakumo for Microsoft 365 上で表示するグループが、『表示する』にチェックが入っていることを確認してください。
もし非表示になっているグループがある場合は、表示するにチェックを入れ「保存する」をクリックして、設定を変更してください。
【Microsoft 365 同期を実行する】
rakumo for Microsoft 365 管理画面 > Microsoft 365 同期
https://rakumo365.avepointonlineservices.com/#/admin/sync
＜大まかな操作の流れ＞
| 番号 | 手順 |
|---|---|
| 1 | 「CSV を作成する」ボタンをクリックします。 |
| 2 | 「CSV の作成を開始しました。完了まで暫くお待ちください。」と表示されます。しばらくお待ちいただいた後に、「更新」をクリックしてください。 |
| 3 | 「≫ 最後に作成した CSV をダウンロードする」をクリックして、CSV ファイルをダウンロードします。 |
| 4 | [3]でダウンロードした CSV ファイルに情報を入力し、保存します。 |
| 5 | 「ファイルを選択」をクリックして、[4]で保存した CSV ファイルを選択します。文字コード「Shift-JIS」または「UTF-8」を設定します。 |
| 6 | 「更新する」をクリックします。※ 「既にユーザー詳細情報がある場合はすべて削除され、新しく登録されますがよろしいですか?」の確認メッセージが表示されます。 |
| 7 | 「ユーザーの詳細情報を一時保存しました。データの反映まで暫くお待ち下さい。」と表示されます。しばらくお待ちいただいた後に、「更新」をクリックしてください。更新が完了している場合、「CSV データの反映が完了しました。」と表示されます。 |
※ 詳しい手順は、次の説明をご参照ください。
＜登録操作を行う画面＞
rakumo for Microsoft 365 管理画面 > ユーザー管理 > 詳細設定
https://rakumo365.avepointonlineservices.com/#/admin/userdetail
＜登録操作方法＞
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画面下部の「CSV を作成する」ボタンをクリックします。
NOTE「CSV を作成する」操作を行いダウンロードした CSV ファイルにのみ、最新のユーザーの表示 / 非表示、優先組織、ライセンスの割り当ての設定状況が出力されます。意図しない設定変更を避けるため、必ず「CSV を作成する」を実施した後に最後に作成した CSV をダウンロードして、編集を行ってください。
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「CSV の作成を開始しました。完了まで暫くお待ちください。」と表示されます。
しばらくお待ちいただいた後に、→ 更新 をクリックしてください。
作成処理が終わると、「CSV の作成が完了しました。」と表示されます。
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≫ 最後に作成した CSVをダウンロードする をクリックして、CSV ファイルをダウンロードします。
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ダウンロードした CSV ファイルに、コンタクトに表示する情報を入力し、保存します。
CSV ファイルの内容・各列の入力の値については、付録 3: rakumo for Microsoft 365 にユーザー情報を設定する CSV ファイルの形式をご参照ください。
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ユーザーの詳細情報を設定する の「ファイルを選択」をクリックして、手順 4 で保存した CSV ファイルを選択します。
「文字コード」は、CSV ファイル保存時に指定した文字コードと同じものを選択してください。
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「更新する」ボタンをクリックします。
NOTE「更新する」ボタンをクリックすると、現在の登録内容が上書きされます。
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「ユーザーの詳細情報を一時保存しました。データの反映まで暫くお待ち下さい。」と表示されます。
しばらくお待ちいただいた後に、→ 更新 をクリックしてください。
更新が完了している場合、「CSV データの反映が完了しました。」と表示されます。
以上で、組織内連絡先情報の登録が完了しました。