#OneDrive/SharePoint/Teamsからの共有

Microsoft 365テナントの共有アドインを使用すると、ビジネスユーザーがSharePointサイト (TeamsおよびGroupsのチームサイトも含む)・OneDrive・Teamsで共有先とコンテンツを直接共有することができます。

共有アドインを使用する方法については、以下の説明を参照してください。

1. SharePointまたはOneDriveのドキュメントライブラリ、またはTeamsチャネル > ファイルタブで、共有先に共有するファイルを選択して、コンテンツ名の横またはコマンドバー上にあるボタンをクリックして、リストからDenshoBako で送るを選択します。

   

   <SharePointの場合>

   

   <Teamsの場合>

   共有アドインがOneDrive/SharePoint/Teamsに展開されているが、アクションドロップダウンリストに表示されない場合、ブラウザーの閲覧データをクリアするか、サインアウトして再度サインインしてみてください。詳細については、以下の説明を参照してください。

   • SharePoint/OneDriveの場合、ブラウザーの閲覧データをクリアする必要があります。閲覧データのクリア方法については、以下の説明を参照してください。

     • Microsoft Edgeブラウザーを使用している場合

       • ブラウザーの右上にある設定などボタンをクリックして、ドロップダウンリストから履歴を選択します。履歴リストが表示されます。

       • リストの右上にある閲覧データをクリアボタンをクリックすると、閲覧データをクリアウィンドウが表示されます。

         

       • 閲覧の履歴、Cookie およびその他のサイト データ、キャッシュされた画像とファイルオプションが選択されていることを確認して、［今すぐクリア］をクリックします。

     • Chromeブラウザーを使用している場合

       • ブラウザーの右上にあるGoogle Chrome の設定ボタンをクリックして、ドロップダウンリストから閲覧履歴を消去を選択します。閲覧履歴データの削除ウィンドウが表示されます。

         

       • 閲覧履歴、Cookie と他のサイトデータ、キャッシュされた画像とファイルオプションが選択されていることを確認して、［データを削除］をクリックします。

     • Firefoxブラウザーを使用している場合

       • ブラウザーの右上にあるアプリケーションメニューを開きますボタンをクリックして、ドロップダウンリストから履歴 > 最近の履歴を消去を選択します。最近の履歴を消去ウィンドウが表示されます。

         

       • ウィンドウ内の履歴セクションで、表示したページとダウンロードの履歴、Cookie、キャッシュオプションが選択されていることを確認して、［今すぐ消去］をクリックします。

     • Teamsの場合、サインアウトして再度ログインし、現在のタブを再度読み込みます。

2. 共有ページで、以下の設定を構成することができます。

   

   • アクセス設定 – この共有リンクのアクセス設定を構成します。保存場所、共有範囲、パスワードの設定、メールアドレスの提供、プライバシーポリシーを設定することができます。詳細については、以下の説明を参照してください。

     • 保存場所 – 共有コンテンツをDenshoBakoに同期する対象の場所を指定します。既定では、共有コンテンツは既定サブテナントの個人コンテンツの個人コンテンツルートに同期されます。必要に応じて、保存場所を変更することができます。

       同期後、DenshoBakoインターフェイスでこのコンテンツの共有を管理して、共有リンクの生成と利用状況を追跡することができます。

     • PDFへ変換 – 共有するファイルがOfficeファイルである場合、ファイルをPDFへ変換して共有するかどうかを選択することができます。既定では、変換しないが選択されています。

     • 共有範囲 – ドロップダウンリストからリンクを知るすべての人または指定したユーザーのみを選択します。指定したユーザーのみが選択されている場合、共有先を選択ドロップダウンリストから共有先を選択する必要があります (複数選択可能)。共有先名のキーワードを使用して、その共有先を検索することができます。共有先がこのシステムに存在しない場合、［共有先の追加］をクリックし、共有先氏名およびメールアドレスを入力して共有先を直接追加することもできます。

     • パスワードの設定 – ユーザーは共有コンテンツにアクセスするためのパスワードを提供する必要があるかどうかを設定します。ドロップダウンリストからパスワードなし、自動生成パスワード、手動設定パスワード、ワンタイムパスワード (推奨) (共有範囲が指定したユーザーのみに指定されている場合にのみ) を選択することができます。

       共有範囲が指定したユーザーのみである場合、パスワードの設定でワンタイムパスワードを選択することをお勧めします。

     • メールアドレスの提供 – ユーザーがこの共有リンクにアクセスする際にメールアドレスを入力する必要があるかどうかを定義します。共有範囲で指定したユーザーのみが選択されている場合、この設定の値は既定で要求するに設定され、変更することはできません。

     • プライバシーポリシー – ユーザーが共有リンクを開く際に、プライバシーポリシーがプロンプトウィンドウに表示されるかどうかを設定します。プライバシーポリシーは、全体管理 > プライバーポリシーで管理者によって構成されたものです。詳細については、プライバシーポリシー を参照してください。

   • 権限と期限 – ダウンロードの許可、リンクの有効期限、承認フローを構成することができます。詳細については、以下の説明を参照してください。

     • ダウンロードの許可 – ユーザーに［ダウンロード］ボタンをクリックしてコンテンツをダウンロードすることを許可するかどうかを設定します。

     • リンクの有効期限 – この共有リンクの有効期間を構成します。期限切れの共有リンクはアクセスできなくなります。期間は期限なし、1日、3日、7日、14日、1ヶ月、3ヶ月に設定できます。有効期間の状態が強制有効 (無効化できません) になっている場合、有効期間をカスタマイズすることができません。

       ユーザーが、有効期限が設定されている共有リンクにアクセスする際に、対象画面に有効期限が表示されます。

     • 承認フロー – 共有リンク作成前に承認が必要かを選択します。承認期限は3日です。

   • 通知設定 – 共有後、共有先とのやり取りをシステムで促進するかどうかを選択します。詳細については、以下の説明を参照してください。

     • ファイル閲覧時に通知 – 共有リンクがアクセスされると、メール通知が届きます。

     • ダウンロード時に通知 – 共有コンテンツがダウンロードされると、メール通知が届きます。

     • 一定期間未閲覧を通知 – 共有リンクは指定した期間内にアクセスされなかった場合、メール通知が届きます。指定できる条件が12時間以上未閲覧、24時間以上未閲覧、48時間以上未閲覧、指定日付内に未閲覧です。

       NOTE

       指定日付内に未閲覧を選択した場合、日時を指定する必要があります。

     • 自動フォローメール – このオプションは、共有範囲セクションで指定したユーザーのみが選択されている場合にのみ表示されます。この共有に対して使用する事前定義済みのメールフロー設定を選択します。メールフロー設定は該当するメールトリガー条件に従って共有先にメールを送信します。

       指定日付以内未閲覧トリガー条件が構成されているメールフローを使用する場合、メールのトリガー条件列で、カレンダーアイコンをクリックして、日付および時刻を指定する必要があります。

3. ［共有］をクリックして、コンテンツの共有リンクを生成します。同一名のファイルが既に対象場所に存在する場合、現在のファイルの共有を続行して対象場所内のファイルを置き換えるか、対象場所内のファイルバージョンを共有に使用するかを選択する必要があります。共有リンクの生成には時間がかかる可能性があるため、このページで待機してください。

4. 共有の設定を構成する際に、承認フローを申請することを選択した場合、ページの右下［次へ］ボタンが表示され、クリックすると、承認者の選択ページに移動されます。

   

   ドロップダウンリストから承認者を指定して、必要に応じてコメントを入力し、［承認を依頼する］ボタンをクリックすると、承認リクエストが指定した承認者に送信されます。

   

   ［承認状況を確認］をクリックして、DenshoBakoの承認フローに移動され、リクエストの詳細を確認することができます。リクエストが承認者によって承認された場合、共有リンクが生成され、共有リンク、パスワード、有効期限などの情報はメールで承認リクエストの申請者に送信されます。

5. 共有リンクの生成後、以下のアクションを実行することができます。

   • 共有リンク・パスワード・有効期限のコピー– 共有リンク・パスワード・有効期限を個別にコピーするか、［すべてコピー］ボタンをクリックして一括コピーして共有先と共有することができます。

   • プレビュー – 共有したコンテンツをプレビューします。

   • メールで共有 – コミュニケーションの参照のために、管理者がDenshoBako全体管理 > メールテンプレートで構成した既定のメールテンプレートが表示されます。共有先とのインタラクションのために必要なコンテンツを転送することができます。メールの送信ウィンドウにある［テンプレート］ドロップダウンをクリックして、ドロップダウンリストから希望するメールテンプレートを選択することができます。また、［新しいテンプレートの追加］をクリックして、テンプレートを作成して適用することができます。詳細については、メールテンプレートの追加 を参照してください。

   また、［DenshoBakoに移動］ボタンをクリックして、DenshoBakoにサインインし、対応するワークスペースで共有コンテンツを確認することができます。詳細については、共同コンテンツまたは個人コンテンツでの作業 を参照してください。