#サイト コレクション

DMS Online で新しいサイト コレクションの作成、SharePoint Online 内の既存サイト コレクションのインポート、DMS Online でサイト コレクションの管理を実行することができます。サイト コレクションを作成・インポート・管理する方法については、以下の説明を参照してください。

#DMS Online での新しいサイトコレクションの作成

DMS Online でサイト コレクションを直接作成して管理するか、Excel ファイルを使用してサイト コレクションを一括作成する方法については、以下のセクションを参照してください。

#サイト コレクションの作成

サイト コレクションを作成する方法については、以下の説明を参照してください。

1. 左側のナビゲーションで [サイト コレクション] をクリックして、サイト コレクション ページにアクセスします。

2. [作成] をクリックして サイト コレクションの作成 を選択します。サイト コレクションの作成 画面が表示されます。

3. 一般情報 セクションで、ドロップダウン リストからサイト コレクションのタイプを選択し、サイト コレクションの名前および説明 (説明は必須ではありません) を入力します。

   

   NOTE

   サイト コレクション名を入力すると、サイト コレクションのアドレスは自動的に入力されます。鉛筆 ボタンをクリックしてアドレスまたはサイト タイプ編集することができます。

   NOTE

   [詳細設定] をクリックして、言語 および タイム ゾーン フィールドを表示できます。既定では、言語 および タイム ゾーン フィールドは自動入力されており、編集することができません。

4. 権限 セクションで 所有者 タブをクリックし、ユーザー名をテキスト ボックスに入力して、所有者を追加します。メンバー タブをクリックし、ユーザー名をテキスト ボックスに入力して、メンバーの権限を選択します。アクションを繰り返して、より多くの所有者およびメンバーを追加できます。所有者またはメンバーを削除するには、所有者またはメンバーの横にある 削除 ボタンをクリックします。

5. ドロップダウン リストからサイト コレクションのテンプレートを選択します。テンプレートの作成 をクリックすると、サイト コレクションの新しいテンプレートを作成することもできます。詳細については、テンプレートの作成 を参照してください。

6. [作成] をクリックして、サイト コレクションを作成します。

#サイト コレクションの一括作成

サイト コレクションを一括作成する方法については、以下の説明を参照してください。

1. 左側のナビゲーションで [サイト コレクション] をクリックして、サイト コレクション ページにアクセスします。

2. [作成] をクリックして サイト コレクションの一括作成 を選択します。インポート ウィンドウが表示されます。

3. Excel テンプレートをダウンロードして、サイト コレクションの情報を行毎に構成してファイルを保存します。

4. 構成後、ファイルをドラッグまたは参照して、ローカル場所からインポートします。

#SharePoint Online 内の既存のサイト コレクションのインポート

サイト コレクションのサイト コレクション名、ドキュメント ライブラリ URL またはサブサイト URL をインポートすることで、テナント内の既存のサイト コレクションを DMS Online にインポートすることができます。インポートされたドキュメントは、DMS Online でサイト コレクションとともに管理することができます。

• 基本検索センター

• コミュニケーション サイト

• コミュニティ ポータル

• コミュニティ サイト

• 開発者サイト

• ドキュメント センター

• エンタープライズ検索センター

• エンタープライズ Wiki

• プロジェクト サイト

• 発行ポータル

• レコード センター

• チーム サイト (クラシック表示)

• チーム サイト (Microsoft 365 グループなし)

• Visio プロセス リポジトリ

環境内の既存サイト コレクションをインポートする方法については、以下の説明を参照してください。

1. 左側ナビゲーションで [サイト コレクション] をクリックして、サイト コレクション ページにアクセスします。

2. [既存サイト コレクションのインポート] をクリックして、既存サイト コレクションのインポート パネルにアクセスします。

   

3. インポート方法を選択して、サイト コレクションまたはサブサイトをインポートするには、以下の説明を参照してください。

   • ドキュメント ライブラリ URL を使用してサイト コレクションをインポートするには、以下の説明を参照してください。

     1. インポート方法 フィールドで ドキュメント ライブラリ URL を選択します。

     2. テンプレート ドロップダウン リストからテンプレートを選択します。

     3. テキスト ボックスにルート サイト コレクションまたはサブサイトのドキュメント ライブラリの URL を入力します。

        より多くのサイト コレクションまたはサブサイトをインポートするには、[追加] をクリックしてドキュメント ライブラリ URL を追加することができます。

     4. [保存] をクリックして、既存のサイト コレクションをインポートします。

     環境内の既存サイト コレクションを一括インポートすることもできます。サイト コレクションをインポートする方法については、以下の説明を参照してください。

     NOTE

     1 回につき最大 100 件のキュメント ライブラリ URL をインポートできます。

     1. 左側ナビゲーションで [サイト コレクション] をクリックして、サイト コレクション ページにアクセスします。

     2. [既存サイト コレクションのインポート] をクリックして、既存サイト コレクションのインポート パネルにアクセスします。

     3. インポート方法 フィールドで ドキュメント ライブラリ URL を選択します。

     4. テンプレート ドロップダウン リストからテンプレートを選択します。

     5. [インポート] をクリックします。既存のサイト コレクションのインポート ウィンドウが表示されます。

     6. Excel テンプレートをダウンロードして、ルート サイト コレクション / サブサイト ドキュメント ライブラリの URL を行毎に構成し、ファイルを保存します。

     7. ファイルをアップロードし、すべての URL を選択し、[保存] をクリックして既存のサイト コレクションを一括インポートします。

        NOTE

        状態が失敗である URL が存在する場合、先に失敗した URL を削除します。その後、すべての URL を選択して、[保存] をクリックして既存のサイト コレクションをインポートします。

   • URL を使用してサブサイトをインポートする方法については、以下の説明を参照してください。

     1. インポート方法 フィールドで サブサイト URL を選択します。

     2. テンプレート ドロップダウン リストからテンプレートを選択します。

     3. テキスト ボックスにサブサイト URL を入力します。

        より多くのサブサイトをインポートするには、[追加] をクリックして URL を追加することができます。

     4. [保存] をクリックして、既存のサブサイトをインポートします。

     環境内の既存のサブサイトを一括インポートすることもできます。サブサイトをインポートする方法については、以下の説明を参照してください。

     1. 左側ナビゲーションで [サイト コレクション] をクリックして、サイト コレクション ページにアクセスします。

     2. [既存サイト コレクションのインポート] をクリックして、既存サイト コレクションのインポート パネルにアクセスします。

     3. インポート方法 フィールドで サブサイト URL を選択します。

     4. テンプレート ドロップダウン リストからテンプレートを選択します。

     5. [インポート] をクリックします。既存のサイト コレクションのインポート ウィンドウが表示されます。

     6. Excel テンプレートをダウンロードして、サブサイト URL を行毎に構成してファイルを保存します。

     7. ファイルをアップロードし、すべての URL を選択して、[保存] をクリックして既存のサブサイトを一括インポートします。

        NOTE

        状態が失敗である URL が存在する場合、先に失敗した URL を削除します。その後、すべての URL を選択して、[保存] をクリックして既存のサブサイトをインポートします。

   • サイト コレクション名でサイト コレクションをインポートするには、以下の説明を参照してください。

     1. インポート方法 フィールドで サイト コレクション名 を選択します。

     2. テンプレート ドロップダウン リストからテンプレートを選択します。

     3. 既存サイト コレクションのインポート パネルで [スキャン] をクリックします。テナント内のサイト コレクションが一覧表示されている スキャン結果 パネルが表示されます。

     4. DMS Online にインポートするサイト コレクションを選択します。また、検索ボックスにサイト コレクション名のキーワードを入力して、サイト コレクションを検索することもできます。

     5. [追加] をクリックして、サイト コレクションをインポートします。ドキュメント という名前の Built-in ドキュメント ライブラリおよびサイト コレクション内のすべてのカスタム ドキュメント ライブラリも DMS Online にインポートされます。

        NOTE

        サイト コレクションのインポート後、インポートされたサイト コレクション内のサブサイトも DMS Online にインポートされます。

     環境内の既存サイト コレクションを一括インポートすることもできます。サイト コレクションをインポートする方法については、以下の説明を参照してください。

     NOTE

     1 回につき最大 100 件のキュメント ライブラリ URL をインポートできます。

     1. 左側ナビゲーションで [サイト コレクション] をクリックして、サイト コレクション ページにアクセスします。

     2. [既存サイト コレクションのインポート] をクリックして、既存サイト コレクションのインポート パネルにアクセスします。

     3. インポート方法 フィールドで サイト コレクション名 を選択します。

     4. テンプレート ドロップダウン リストからテンプレートを選択します。

     5. [インポート] をクリックします。既存のサイト コレクションのインポート ウィンドウが表示されます。

     6. Excel テンプレートをダウンロードして、サイト コレクション URL を行毎に構成し、ファイルを保存します。

     7. ファイルをアップロードし、[インポート] をクリックして既存のサイト コレクションを一括インポートします。

        NOTE

        状態が失敗であるサイト コレクション URL が存在する場合、[インポート] をクリックして状態が失敗であるサイト コレクションのみをインポートすることができます。また、インポート レポートをダウンロードして詳細を表示し、必要に応じて Excel ファイルを更新してからサイト コレクションを再度インポートすることもできます。

     NOTE

     サイト コレクションがサイト コレクション名の方法でインポートされた後、SharePoint Online でサイト コレクションのために作成されたドキュメント ライブラリは DMS Online に自動同期されます。SharePoint Online で新規作成されたドキュメント ライブラリの数によって同期時間は異なります。

サイト コレクションのインポート後、以下の点に注意してください。

• インポートされたドキュメント ライブラリが DMS Online テンプレートに適用されない場合、ドキュメント ライブラリのプロパティは SharePoint Online 内のコンテンツ タイプのプロパティに基づいて表示されます。

• サイト コレクションでドキュメント セット機能が有効になっているが、SharePoint Online でサイト コレクションのドキュメント ライブラリでドキュメント セットが使用されていない場合、DMS Online でこのドキュメント ライブラリでドキュメント セットを作成することはできません。DMS Online でこのサイト コレクションで新しいドキュメント ライブラリを作成した場合、新しく作成されたドキュメント ライブラリでドキュメント セットを作成することができます。

#DMS Online へのサイトコレクションの自動同期

SharePoint Online サイトコレクションと Microsoft Team サイトを DMS Online に自動同期することができます。サイト コレクション内のドキュメントは、DMS Online でサイト コレクションとともに管理することができます。

サイト コレクションを自動同期する方法については、以下の説明を参照してください。

1. 左側ナビゲーションで [サイト コレクション] をクリックして、サイト コレクション ページにアクセスします。

2. [サイト コレクションの自動同期] をクリックして、サイト コレクションの自動同期 パネルにアクセスします。

   

3. 切り替え をオンにして、サイト コレクションの自動同期を有効にします。

4. SharePoint Online または Microsoft Teams ワークスペースの横にある 切り替え をオンにします。ワークスペース内のコンテナーが一覧表示され、コンテナーを展開してコンテナーにスキャンされたサイト コレクションを表示できます。

5. SharePoint Online または Microsoft Teams のワークスペースを選択して、すべてのコンテナー内のスキャンされたサイト コレクションを同期します。また、希望のコンテナーを選択して、コンテナー内のサイト コレクションを同期することもできます。

6. [保存] をクリックして、サイト コレクションを同期します。

   NOTE

   プライベート チャネルまたは共有チャネルが Microsoft Teams で新規作成されたものである場合、プライベート チャネルおよび共有チャネルに関連するサイトが AvePoint Online Services から取得され、DMS Online に同期されるまで数時間がかかります。

#サイト コレクションおよびチームの管理

サイト コレクション ページで、以下のサイト コレクション管理アクションを実行することができます。

• サイト コレクションの検索 – 検索ボックスにサイト コレクション名を入力してサイト コレクションを検索します。

• フィルダー – サイト コレクション ページで [フィルター] をクリックして、サイト コレクションのタイプ・テンプレートでサイト コレクションをフィルターします。

• エクスプローラー リストの既定ビューのカスタマイズ – [エクスプローラー リストの既定ビューのカスタマイズ] をクリックします。エクスプローラー リストの既定ビューのカスタマイズ パネルが表示されます。サイト コレクションを目的な場所にドラッグして、順序を調整することができます。トグル ボタンをオンまたはオフに切り替えて、[OK] をクリックすることで、サイト コレクション グループを有効にするかどうかを定義できます。サイト コレクション グループを有効にすると、サイト コレクションをグループ別に分類することができます。[グループの追加] をクリックしてサイト コレクション グループを追加し、以下のアクションを実行してサイト コレクション グループを管理することができます。

  • 名前の変更 – サイト コレクション グループの横にある 鉛筆 ボタンをクリックして、グループ名を変更します。

  • 削除 – サイト コレクション グループの横にある 削除 ボタンをクリックして、グループを削除します。

    NOTE

    既定のサイト コレクション グループは削除することはできません。

• サイト コレクション / チームの編集 – サイト コレクション / チームを編集するには、サイト コレクション / チームを選択し、サイト コレクション ページで [編集] をクリックして、一般情報とサイト権限 / チーム メンバーシップを編集します。

  NOTE

  サイト コレクション / チームに適用されているテンプレートが更新されたため、サイト コレクション / チームが更新された場合、その更新が完了するまでサイト コレクション / チームを編集することはできません。

• 除去 – DMS Online からサイト コレクションを除去するには、サイト コレクション ページで目的のサイト コレクションを選択して [除去] をクリックします。

  NOTE

  サイト コレクションは SharePoint Online から除去されません。既存サイト コレクションのインポート 機能を使用して、そのサイト コレクションを DMS Online に再度追加することができます。詳細については、SharePoint Online 内の既存のサイト コレクションのインポート を参照してください。

• 更新 – [更新] をクリックして、テーブルに表示されるサイト コレクションを更新します。

• ドキュメント ライブラリ詳細の表示 – ドキュメント ライブラリ数 列の数字をクリックし、ドキュメント ライブラリ詳細の表示 パネルにアクセスして詳細を確認します。このパネルで、以下のアクションを実行することができます。

  

  • テンプレートの編集 – ドキュメント ライブラリを選択し (複数選択可能)、[テンプレートの編集] をクリックして、選択したドキュメント ライブラリに新しいテンプレートを選択します。テンプレートの作成 をクリックすると、ドキュメント ライブラリの新しいテンプレートを作成することもできます。詳細については、テンプレートの作成 を参照してください。

    NOTE

    DMS Online で作成されたテンプレートの変更は、SharePoint Online コンテンツ タイプに自動同期されます。

    NOTE

    古いテンプレート内の新しいテンプレートと同じプロパティは、テンプレートの変更後も保持することができます。

  • テンプレートのバインド解除 – ドキュメント ライブラリを選択し (複数選択可能)、[テンプレートのバインド解除] をクリックして選択したドキュメント ライブラリからテンプレートをバインド解除します。

• 権限の表示 – サイト コレクションを選択して、[権限の表示] をクリックして 権限の表示 パネルにアクセスし、サイト コレクションの所有者・メンバーを表示します。[編集] をクリックして、所有者およびメンバーを更新することができます。所有者 タブをクリックし、ユーザーの名前またはメール アドレスをテキスト ボックスに入力して、所有者を追加します。メンバー タブをクリックし、ユーザー名をテキスト ボックスに入力して、メンバーの権限を選択します。アクションを繰り返して、より多くの所有者およびメンバーを追加できます。所有者またはメンバーを削除するには、所有者またはメンバーの横にある 削除 ボタンをクリックします。[保存] をクリックして、更新を保存します。

• メンバーシップの表示 – チームを選択して、[メンバーシップの表示] をクリックして メンバーシップの表示 パネルにアクセスし、チームの所有者・メンバーを表示します。[編集] をクリックして、所有者およびメンバーを更新することができます。所有者 タブをクリックし、ユーザーの名前またはメール アドレスをテキスト ボックスに入力して、所有者を追加します。メンバー タブをクリックし、ユーザー名をテキスト ボックスに入力して、メンバーの権限を選択します。アクションを繰り返して、より多くの所有者およびメンバーを追加できます。所有者またはメンバーを削除するには、所有者またはメンバーの横にある 削除 ボタンをクリックします。[保存] をクリックして、更新を保存します。

  NOTE

  チームが動的メンバーシップ ルールを適用すると、チームのメンバーシップは動的になります。メンバーはルールに基づいて自動更新されるため、編集することはできません。

  NOTE

  Microsoft 365 ユーザー、Microsoft 365 グループ、メールが有効なセキュリティ グループ、配布グループ、セキュリティ グループを、動的メンバーシップ ルールが適用されていないサイト コレクションまたはチームの所有者またはメンバーとして追加することができます。動的メンバーシップ ルールが適用されているチームに、Microsoft 365 ユーザーのみが所有者として追加できます。

• テンプレートの管理 – 1 件または複数のサイト コレクションを選択し、[テンプレートの管理] をクリックして テンプレートの管理 パネルにアクセスします。選択したサイト内のドキュメント ライブラリ用のテンプレートを選択します。既にテンプレートとバインドされているドキュメント ライブラリは、ドロップダウン リストの下にあるテーブルに表示されます。既定では、これらのドキュメント ライブラリのテンプレートが更新されません。これらのドキュメント ライブラリのテンプレートを置き換えるには、テーブルの下にある 既存のテンプレートを置き換える チックボックスを選択してください。[保存] をクリックして、更新を保存します。

  NOTE

  これらのドキュメント ライブラリ内のファイル / フォルダー / ドキュメント セットのプロパティは、テンプレートの更新後に DMS Online システムに保持できません。